Open-Xchange AG

Aufbau eines neuen Geschäftsbereichs: Digitale Souveränität im Public Sector

ZurückWeiter

Auftraggeber:

Open-Xchange (OX) hat das Ziel, das Internet frei und offen zu halten. Mit seiner Open-Source-Software ermöglicht OX Partnern, Kunden und Nutzern, wettbewerbsfähige Kommunikations- und Collaboration-Dienste gegenüber globalen Hyperscalern anzubieten. Die OX App Suite bietet sichere, benutzerfreundliche E-Mail- und Produktivitätstools, die weltweit von Hunderten Millionen Menschen genutzt werden. Als führender Anbieter einer integrierten Open-Source-Plattform für Messaging, Collaboration und Produktivität unterstützt OX Telekommunikationsunternehmen, Hoster und Service Provider dabei, digitale Unabhängigkeit zu stärken sowie Vertrauen durch Transparenz und Kontrolle zu schaffen.

Branche: IT, Software, Cloud-Lösungen

Unternehmenstyp: Aktiengesellschaft AG, District Court Cologne, HRB 95366

Umsatz: 50 Mio. EUR

Mitarbeiter: 200

Webseite

„2019 hatten wir die Vision, unsere Lösungen nicht nur für Hoster und Telcos anzubieten, sondern auch für die öffentliche Verwaltung. Die zunehmende Abhängigkeit der öffentlichen Hand von ausländischen IT-Anbietern und die damit verbundene Gefahr, die digitale Souveränität zu verlieren, rückten zunehmend in den Fokus der Politik. Mit unserer Initiative ‚Öffentliche Verwaltung‘ wollten wir schnell relevante Umsätze in diesem neuen Marktsegment erzielen.

Die hohen Anforderungen und die Komplexität dieses Umfelds – von langwierigen Entscheidungsprozessen bis hin zur notwendigen Aufmerksamkeit auf C-Level – führten dazu, dass wir 2020 Oli Nachtrab als General Manager Public Sector an Bord holten. Oli hat sich in kürzester Zeit in dieses anspruchsvolle Thema eingearbeitet und es unter herausfordernden Bedingungen souverän vorangetrieben.

Dank seiner strategischen Kompetenz und seiner Fähigkeit, Open-Xchange auf C-Level-Ebene überzeugend zu vertreten, hat Oli erfolgreich Vertrauen bei Partnern und Kunden wie dem BMI (Bundesministerium des Inneren), Dataport, Univention, Element (Matrix), und Collabora aufgebaut. Mit seinem enormen Durchhaltevermögen und seiner Einsatzbereitschaft hat er nicht nur die Umsätze signifikant gesteigert, sondern auch zahlreiche Produkterweiterungen in enger Zusammenarbeit mit unseren Teams reibungslos und effizient umgesetzt.

Oli war von Beginn an ein integraler Bestandteil unseres Führungsteams, der nicht nur zuverlässig, sondern auch mit vollem Einsatz handelte – als wäre er ein langjähriges Mitglied unseres Vorstands. Sein Beitrag war entscheidend für den Erfolg unserer Initiative und für die Positionierung von Open-Xchange im Public-Sector-Markt. Ich danke ihm herzlich für seinen unermüdlichen Einsatz und seine außergewöhnliche Leistung.“

ZurückWeiter

Ausgangssituation im Unternehmen

  • Weltweite Krisen machten die Abhängigkeit von monopolistischen IT-Anbietern deutlich. Datenschutzverstöße und mögliche Zugriffe auf europäische Daten durch US-Behörden führten zu Bedenken über die digitale Souveränität. Besonders für die öffentliche Verwaltung entstand die dringende Notwendigkeit, Alternativen zu schaffen, um im Falle eines Ausfalls oder Abschaltens fremdgesteuerter Systeme handlungsfähig zu bleiben.
  • Die politische Bereitschaft, in Alternativen zu investieren, war jedoch begrenzt. Ziel war daher, ein Umfeld zu schaffen, in dem Open-Xchange frühzeitig eine Rolle spielen und erste Projekte umsetzen konnte, um bei wachsender Nachfrage handlungsbereit zu sein.
  • Gleichzeitig sollte das Risiko minimiert werden, bei negativen politischen Entscheidungen flexibel aussteigen zu können.
  • Die Betreuung von Early Adopter wie dem gesamten Bundesland Schleswig-Holstein, 8 Bildungsministerien zur Bereitstellung von Lehrerplattformen war ebenfalls ein erklärtes Ziel
  • Der Auf-und Ausbau eines eigenständigen Geschäftsbereiches rundete das Mandat ab

Kernaufgabenstellung und Ziele des Mandates

  • Der Auftrag: Aufbau des Geschäftsbereichs „Öffentliche Verwaltung“.
  • Aufbau einer Gesamtlösung für den digital souveränen Arbeitsplatz in der öffentlichen Verwaltung, um Alternativen zu Microsoft 365 zu schaffen.
  • Management (Kosten, Umsatz, Strategie, Risiko) von Alternativszenarien, um flexibel auf die wachsende Nachfrage reagieren zu können.

„Ich bin stolz darauf, mit diesem Projekt einen Beitrag zur digitalen Souveränität und Unabhängigkeit Deutschlands geleistet zu haben. Zusammen mit dem tollen Team der Open-Xchange konnten wir vielen Bundesländern, Ministerien und Organen der öffentlichen Verwaltung helfen, die Hoheit über Ihre Daten zu erhalten und sich unabhängig von monopolistischen Anbietern zu machen und dabei gleichzeitig die hohen Maßstäbe von Deutschland und der EU (Datenschutz/DSGVO, Kontrolle der eigenen Daten, Vermeidung unerlaubter Zugriff Dritter,…) gerecht zu werden.“

ZurückWeiter

Maßnahmen

  • Aufbau eines cross-funktionalen, agilen Teams (Vertrieb, Produktmanagement, Marketing, Entwicklung), ink. Rekrutierung und Auswahl neuer Mitarbeiter sowie innovative Personalgewinnungsmaßnahmen
  • Einführung agiler Methoden und Etablierung einer selbstorganisierten Zellstruktur
  • Ausbau von Partnerschaften mit Open-Source-Herstellern (u.a. Univention, Nextcloud, Collabora, Element, XWiki)
  • Aufbau strategischer Partnerschaften in der öffentlichen Verwaltung (z.B. BMI, ZenDiS, Dataport, BWI)
  • Verhandlung und Umsetzung von öffentlichen Weiterentwicklungsaufträgen
  • Krisen- und Eskalationsmanagement in kritischen Projekten
  • Entwicklung einer ganzheitlichen Produktstrategie (z.B. openDesk statt Silo-Lösungen)
  • Unterstützung der OX-Partner BMI und ZenDiS bei Planung und Skalierung der Lösung
  • Hands-on-Unterstützung bei Ausschreibungen und Erstellung von Use-Cases
  • Kommerzielle Verantwortung und Repräsentanz gegenüber OX-Leadership und Supervisory Board

Herausforderungen

  • Geringe Planbarkeit der Ressourcen, da Budget der öffentlichen Verwaltung sehr zeitverzögert zur Verfügung gestellt wurden, hoch volatil waren. In der Konsequenz konnten keine stabilen Teams aufgebaut werden, die kontinuierlich und ohne Unterbrechung arbeiten konnten, hätten wir nicht alternative Wege gefunden, um den kontinuierlichen Ausbau voranzutreiben.
  • Langsame Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung: Zusammen mit Partnern eine Strategie entwickelt, um die Geschwindigkeit zu erhöhen, gleichzeitig das „monetäre Risiko“ überschaubar zu halten.
  • Release einer Lösung, die in Zusammenarbeit mit 8 Unternehmen entstanden ist und bei denen Open-Xchange mit meiner Hilfe eine federführende Rolle gespielt hat.

Ergebnisse für das Unternehmen

Rollout der Lösung in 8 Bundesländern für Lehrkräfte.

  • Beispiel Baden-Württemberg: 130.000 Lehrkräfte;
    Als das Pilotprojekt eine kritische Phase erreichte, schaltete ich mich ein und steuerte     in Zusammenarbeit mit dem Ministerium und einem Partner die nächsten Schritte, die das Pilotprojekt letztlich zum Erfolg führten. Siehe Presseerklärung des Landes Baden-Württemberg: Digitaler Arbeitsplatz für Lehrkräfte startet

Proof of Concept für die öffentliche Verwaltung in Schleswig-Holstein erfolgreich umgesetzt.

  • Steering-Board mit Kunden und Partner eingerichtet. Projektleitung und -Steuerung reorganisiert, um schneller Ergebnisse zu erzielen.
  • Siehe LinkedIn Post 17.07.2025, Dirk Schrödter, Minister und Chef der Staatskanzlei Schleswig-Holstein. Die Ergebnisse der Umsetzung des Proof of Concepts: bereits 6.438 Nutzer in Schleswig-Holstein nutzen die Open-Xchange Plattform

Gewinnung neuer Kunden: Landesamt für Steuern in Bayern, Lehrermail Baden-Württemberg, Sachsen-Anhalt.

  • Management mehrerer Partner, um gemeinsam und erfolgreich Ausschreibung zu gewinnen.

Entwicklung einer „Best of Breed“-Lösung mit Modulen von 8+ Herstellern zur Marktreife geführt: siehe Presseerklärung: ZenDiS launcht openDesk

  • Als Sprachrohr für 8 Partner habe ich richtungsweisende Konzepte mit dem BMI erarbeitet bzw. in Zusammenarbeit mit der Dataport AöR Prozesse vereinfacht (Gründung ZenDIS auf Initiative des BMI)

Entwicklungsaufträge im Wert von über 3 Mio. € gesichert.

Signifikante Erhöhung des Monthly Recurring Revenue im Bereich „Öffentliche Verwaltung und Bildung“.

Über Oliver Nachtrab

Ich bin Oliver Nachtrab, ein erfahrener Interim Manager mit über 20 Jahren Führungserfahrung im Technologieumfeld – vom operativen Bereich bis ins C-Level. Mein Fokus liegt auf Vertrieb, Produktmanagement und Digitalisierung. Ich übernehme temporär General Management, Vertriebs- oder Produktverantwortung, treibe Veränderungsprozesse voran und liefere messbare Resultate.

Ich verstehe sowohl die Perspektive von Technikern als auch die von Führungskräften und bringe beide Welten zusammen, um ganzheitliche Strategien operativ umzusetzen. Meine Arbeitsweise ist pragmatisch, wertorientiert und geprägt von Hands-on-Leadership.

Webseite DDIM Profil